Zarządzenia Wójta: Zarządzenie Nr 112/2019 w sprawie "Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy Bulkowo"
ZARZĄDZENIE Nr 112/2019
WÓJTA GMINY BULKOWO
z dnia 18 grudnia 2019 r.
w sprawie "Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy Bulkowo".
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 Ustawy o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 r. (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 506 z późn. zm.) w związku z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011 Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) Wójt Gminy Bulkowo zarządza, co następuje
§1. Wprowadza się "Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy Bulkowo.
Rozdział 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§2. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy Bulkowo, określa:
1) organizację archiwum zakładowego;
2) zakres działania archiwum zakładowego;
3) tryb postępowania z powstającą, nadsyłaną i składaną dokumentacją;
4) zasady przekazywania, przechowywania i udostępniania w Archiwum Zakładowym dokumentacji.
§ 3. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:
1) Archiwum Zakładowym- należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną powołaną do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczenia, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Płocku;
2) archiwiście- należy przez to rozumieć pracownika Urzędu Gminy Bulkowo realizującego zadania archiwum zakładowego;
3) kierownika komórki organizacyjnej- należy przez to rozumieć Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy;
4) komórce organizacyjnej- należy przez to rozumieć samodzielne stanowisko pracy;
5) sprawie - należy przez to rozumieć zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;
6) aktach sprawy - należy przez to rozumieć dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwienia i rozstrzygania;
7) spisie spraw - należy przez to rozumieć formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających;
8) teczce spraw - należy przez to rozumieć teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator służący do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt w wykazie akt i stanowiących przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;
9) wykazie akt - należy przez to rozumieć wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt;
10) znaku sprawy - należy przez to rozumieć załącznik nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ;
11) instrukcji kancelaryjnej - należy przez to rozumieć załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;
12) instrukcji archiwalnej- należy przez to rozumieć załącznik nr 6 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ;
13) instrukcji- należy przez to rozumieć "Instrukcję organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy Bulkowo".
§ 4. 1. Bezpośredni nadzór nad działalnością Archiwum Zakładowego sprawuje Sekretarz Gminy.
2. Nadzór szczególny nad działalnością Archiwum Zakładowego w Urzędzie Gminy Bulkowo sprawuje Archiwum Państwowe w Płocku.
Rozdział 2
KLASYFIKACJA DOKUMENTACJI
§ 5. Dokumentacja pod względem wartości dzieli się na dwie kategorie:
1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwane dalej" materiałami archiwalnymi";
2) dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną, zwaną dalej "dokumentacją niearchiwalną", która nie stanowi materiałów archiwalnych.
Rozdział 3
OZNACZENIE KATEGORII DOKUMENTACJI
§6. Szczegółowy sposób oznaczania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej zawarty został w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
Rozdział 4
ORGANIZACJA, ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
§7. 1. W Urzędzie Gminy Bulkowo znajduje się Archiwum Zakładowe.
2. Archiwum Zakładowe znajduje się w wyznaczonej komórce organizacyjnej.
3. W Archiwum Zakładowym gromadzi się materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną Urzędu Gminy Bulkowo.
4. Do zadań Archiwum Zakładowego należy:
1) przejmowanie dokumentacji;
2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;
6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
7) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
8) przygotowanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;
9) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;
10) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania dokumentacją.
5.Organizacja i zadania Archiwum Zakładowego zawarte zostały w rozdziale nr 2 instrukcji archiwalnej.
Rozdział 5
PERSONEL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
§8. 1. Archiwum Zakładowe prowadzi archiwista - pracownik odpowiedzialny w ramach swoich czynności służbowych wyznaczony przez kierownika jednostki.
2. Pracownik archiwum powinien posiadać co najmniej wykształcenie średnie i przeszkolenie w zakresie kursów archiwistów odpowiednio udokumentowane.
3. Pracownik Archiwum Zakładowego zobowiązany jest w szczególności:
1) znać strukturę organizacyjną Urzędu Gminy Bulkowo, system kancelaryjny;
2) przestrzegać przepisów regulujących zasady ochrony informacji niejawnych i ochrony danych osobowych;
3) stale podnosić kwalifikacje zawodowe;
4) współpracować z Archiwum Państwowym w Płocku.
Rozdział 6
LOKAL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
§9. 1. Szczegółowe przepisy dotyczące warunków, jakie musi spełniać lokal Archiwum Zakładowego zawarte są w załączniku nr 6, w § 6, 7, 8. 9 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011 Nr 14, poz.67 z późn. zm.).
2. Wstęp do lokalu Archiwum Zakładowego jest możliwy tylko w obecności Archiwisty.
Rozdział 7
PRZEJMOWANIE DOKUMENTACJI DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
§10. 1. Przekazywanie dokumentacji do Archiwum Zakładowego Urzędu Gminy Bulkowo następuje w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji kancelaryjnej.
2.Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego według ustalonego harmonogramu stanowiącego Załącznik Nr 1 do zarządzenia.
3. Przekazywanie dokumentacji odbywa się na podstawie „spisu zdawczo-odbiorczego akt” , który stanowi Załącznik Nr 2 do zarządzenia:
a) w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych (kat. A),
b) w trzech egzemplarzach dla materiałów niearchiwalnych (kat. B), z których jeden egzemplarz z każdej kategorii pozostaje u pracownika przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik archiwum.
4. Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji przekazywanej do archiwum podpisuje: pracownik sporządzający spis, kierownik jednostki organizacyjnej (jako przekazujący akta) oraz archiwista przejmujący dokumentację.
5. Przejęcie akt poprzedzone jest przeglądem dokumentacji w komórce organizacyjnej (na stanowisku pracy) przez prowadzącego archiwum w celu stwierdzenia kompletności, prawidłowości uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji.
6. Przez uporządkowanie akt kat. A w systemie tradycyjnym rozumie się:
1) ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw, począwszy od najwcześniejszej sprawy (numer l) z dołączonym na wierzchu spisem spraw oraz kartą zawierającą opis przekazanej teczki. W obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, od pisma rozpoczynającego sprawę,
2) wyłączenie zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism,
3) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych: zszywek, spinaczy, koszulek,
4) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach archiwizacyjnych bezkwasowych, przy czym jeśli grubość teczki przekracza 5 cm , należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,
5)ponumerowanie stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu (numeruję się tylko strony zapisane), a w przypadku kart dwustronnych w prawym i lewym rogu, a liczbę stron podaję się na wewnętrznej części tylnej okładki teczki w formie zapisu: „Niniejsza teczka zawiera stron kolejno ponumerowanych (miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta),
5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie powinno być zgodne z § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej,
6) teczki aktowe winne być ułożone w kolejności wynikającej z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
§11. Archiwista może odmówić przyjęcia dokumentacji, jeżeli:
1) dokumentacja nie została uporządkowana zgodnie z zasadami zawartymi w instrukcji archiwalnej;
2) spisy zdawczo-odbiorcze zawierają braki lub błędy;
3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.
Rozdział 8
PRZECHOWYWANIE, ZABEZPIECZENIE ZGROMADZONEJ DOKUMENTACJI
§12. Przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji uszczegółowione zostały w załączniku nr 6 w § 17 instrukcji archiwalnej.
§13. Dokumentację w postaci nieelektronicznej układa się w Archiwum Zakładowym w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w Archiwum Zakładowym.
§14. 1. Dokumentacja znajdująca się w Archiwum Zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek, czy też pudeł na nowe.
2. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w Archiwum Zakładowym, jej zalania lub zniszczenia kierownik jednostki powiadamia Archiwum Państwowe w Płocku.
Rozdział 9
UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI PRZECHOWYWANEJ W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM
§15. Przepisy dotyczące udostępniania dokumentacji przechowywanej w Archiwum Zakładowym określone zostały w rozdziale nr 7 instrukcji archiwalnej.
1. Wzór karty udostępnienia dokumentacji ze zbioru archiwum zakładowego stanowi Załącznik Nr 3 niniejszego zarządzenia.
2. Wzór księgi udostępnienia akt stanowi Załącznik Nr 4 do zarządzenia.
Rozdział 10
BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ
§16. Przepisy dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej określone zostały w rozdziale nr 9 instrukcji archiwalnej „Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej”.
1. Wzór wniosku o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej stanowi Załącznik Nr 5 do zarządzenia.
2. Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie stanowi Załącznik Nr 6 do zarządzenia.
3. Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie stanowi Załącznik Nr 7 do zarządzenia.
Rozdział 11
WYCOFYWANIE DOKUMENTACJI ZE STANU ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
§17. Przepisy dotyczące wycofania dokumentacji ze stanu Archiwum Zakładowego określa rozdział nr 8 instrukcji archiwalnej.
1. Wzór protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji Archiwum Zakładowego stanowi Załącznik Nr 8 do zarządzenia.
Rozdział 12
PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO
§18. Archiwum Zakładowe przekazuje materiały archiwalne Urzędu do właściwego Archiwum Państwowego na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
l. Wzór spisu zdawczo - odbiorczego dotyczący przekazania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego stanowi załącznik nr 9 do zarządzenia.
Rozdział 13
SPRAWOZDAWCZOŚĆ ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
§19. Przepisy dotyczące sporządzania sprawozdań z działalności Archiwum Zakładowego określa rozdział nr 11 instrukcji archiwalnej.
l. Wzór sprawozdania rocznego z działalności Archiwum Zakładowego stanowi Załącznik Nr 10 do zarządzenia.
§ 20. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
| Dokumenty do pobrania: | |
 | Załączniki (wprowadził: Piotr Banaś 2020-01-24 08:22:38) rozmiar pliku: 69.4Kb |
|
| pobierz darmowo: Adobe Reader | Open Office |
