Zarządzenia Wójta: Zarządzenie Nr 43/2015 w sprawie zasad obiegu korespondencji przy wykorzystaniu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Urzędzie Gminy Bulkowo.
Zarządzenie Nr 43/2015
Wójta Gminy Bulkowo
z dnia 17 lipca 2015 r.
w sprawie zasad obiegu korespondencji przy wykorzystaniu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Urzędzie Gminy Bulkowo.
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. 2013 r. poz. 594 z późn. zm.), w zawiązku z art. 2 ust. 1 pkt. 1 oraz art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r o informatyzacji i działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ( Dz. U. z 2014 r. poz. 1114) oraz § 39 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U . z 2011 r Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) Wójt Gminy Bulkowo, zarządza co następuje:
§ 1
Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie Gminy Bulkowo zwanym dalej „Urzędem” jest system tradycyjny, tj. system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
§ 2
1. System tradycyjny wspomagany jest przy pomocy systemu elektronicznego zarzadzania Dokumentacją (EZD), w ramach projektu „Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa (EA)” i jest obowiązkowy do stosowania przez wszystkich pracowników Urzędu Gminy Bulkowo zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
2. System jest oparty o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt ( JRWA) i jest zgodny z instrukcją kancelaryjną oraz służy do rejestracji, ewidencji oraz obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zakładania i prowadzenia spraw, prowadzenia rejestrów.
§ 3
Korespondencję kierowaną do Urzędu ( niezależnie od formy wniosku w jakiej został złożony – papierowa, elektroniczna) przyjmuje i sortuje właściwy pracownik lub osoba wyznaczona na zastępstwo.
§ 4
Przyjmując pisma wykonywane są następujące czynności:
- otwiera korespondencję;
- sprawdza czy pismo nie zostało mylnie skierowane. W przypadku pisma mylnie skierowanego pracownik Urzędu pismem przewodnim podpisanym przez Sekretarza/ Wójta przekazuje do właściwego podmiotu.
- sprawdza liczbę załączników zgodnie z ich liczbą wyszczególnioną w piśmie. W przypadku braku załączników lub otrzymania samych załączników bez pisma przewodniego pracownik Urzędu odnotowuje to na danym w piśmie lub załączniku.
§ 5
1. Dekretacja odbywa się na oryginałach dokumentów oraz w systemie EZD.
2. Pracownik dokonuje elektronicznej rejestracji korespondencji wpływającej do Urzędu drogą pocztową (listownie) oraz składanej osobiście przez klientów. Obraz dokumentu zostaje wprowadzony do obiegu za pośrednictwem skanera i zapisywany jest na serwerze, a następnie przekazywany do dekretacji (papierowej i elektronicznej) Wójtowi lub Sekretarzowi Gminy, którzy kierują ją bezpośrednio do odpowiednich merytorycznie komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy (konkretnych pracowników). Natomiast korespondencję papierową w formie papierowej pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy odbierają za pokwitowaniem.
3. Osoba wymieniona w dekretacji jako pierwsza, otrzymuje oryginał pisma do realizacji.
§ 6
Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych na swoich stanowiskach:
- przyjmują korespondencję i potwierdzają jej wpływ;
- rejestrują sprawę zgodnie z JRWA;
- rozpatrują sprawę oraz sprawdzają, czy wniosek nie zawiera braków formalnych i ewentualnie wzywają do usunięcia braków;
- przygotowują projekt odpowiedzi/ decyzji/ postanowienia/ zaświadczenia do akceptacji bądź do podpisu osobie upoważnionej;
- dołączają odpowiedź do danej sprawy w systemie EZD;
- dołączają pismo do teczki aktowej w systemie EZD poprzez określenie symbolu z JRWA (w przypadku nowej sprawy) lub dołączenie jej do istniejącej sprawy (w przypadku pisma dotyczącego sprawy aktualnie rozpatrywanej);
- wysyłają odpowiedź do adresata, który potwierdza odbiór korespondencji;
- odnotowania sposobu wysyłki pisma i skuteczności jej doręczenia;
- w przypadku pism nie tworzących akt sprawy pracownicy zapoznają się z ich treścią odnotowują ten fakt w systemie EZD.
§ 7
Nie są otwierane przez pracownika rejestrującego korespondencję następujące rodzaje przesyłek wpływających:
- opatrzone klauzulą „zastrzeżone” lub „poufne” zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych ( Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228);
- opatrzone klauzulą „ tajemnica skarbowa”;
- oznaczone jako „oferta” w ramach prowadzonych w Urzędzie Gminy Bulkowo procedur zamówień publicznych, naborów lub konkursów;
- będące przesyłkami wartościowymi.
§ 8
Dla oznaczenia pism znakiem sprawy wprowadza się zasadę, iż przed znakiem sprawy należy umieścić symbol referatu oraz stanowiska osoby prowadzącej sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: np. RRA.OP.1234.18.2015
§ 9
W sytuacji awarii mającej wpływ na funkcjonowanie systemu EZD (awarie serwerów, sieci teleinformatycznej, linii energetycznej itp.) wszystkie dokumenty prowadzone w EZD są wprowadzane do systemu niezwłocznie po usunięciu awarii.
§ 10
Dokumenty podlegające wykluczeniu z systemu Elektronicznego Zarzadzania Dokumentacją ( EZD):
- zarządzenia wójta;
- publikacje (gazety, czasopisma, książki, ogłoszenia, ulotki, prospekty itp.);
- oferty wydawnicze i szkoleniowe;
- pisma okolicznościowe, zaproszenia, życzenia, podziękowania itp.;
- potwierdzenia odbioru, które są dołączane do akt właściwej sprawy;
- sprawy pracownicze,
- oferty kandydatów do naboru na wolne stanowisko pracy;
- dla korespondencji ponadwymiarowej ( pow. A4) do systemu wprowadzane jest pismo przewodnie z krótkim opisem treści i zaznaczeniem, że korespondencja jest ponadwymiarowa (dot. również map geodezyjnych);
- bieżąca obsługa interesantów w zakresie wydawania dowodów osobistych;
- inne nie mające cech dokumentu.
§ 11
1. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwienia spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw wyznacza się Pana Dariusza Kowalewskiego – archiwistę zakładowego.
2. Zobowiązuję pracowników do informowania Sekretarza Gminy o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie.
§ 12
Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy, a w części technicznej obsłudze informatycznej Urzędu Gminy Bulkowo, do którego należeć będzie w szczególności:
- udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie obsługi EZD;
- bieżąca współpraca z pracownikami;
-wdrażaniu nowych funkcjonalności EZD w tym systemów dziedzinowych;
-informowanie o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z EZD;
-zapewnienia infrastruktury informatycznej do prawidłowego działania i utrzymania systemu EZD.
§ 13
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
|
